Aviso de privacidad y sus fuertes sanciones

Desde el 6 de Julio de 2011 existe la obligación para todas las personas físicas y morales, de contar con el aviso de privacidad que establece la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (En delante "la Ley").

"Es  común que las empresas cuenten con información personal, de sus empleados, clientes, proveedores y otros terceros. La finalidad de esta regulación, es comprometer a la empresa a mantener seguros dichos datos."

Es importante señalar que el organismo que regula esta disposición, es el Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI)* y sin embargo a 5 años ya de que entro en vigor dicha obligación, en la práctica un % pequeño de obligados, son los que cuentan con dicho aviso, quizá por desconocimiento de dicho ordenamiento o quizá por que no se trata de una regulación impuesta en las ya conocidas disposiciones fiscales.

*INAI.- Antes IFAI, este organismo cambió de nombre tras aprobación de la Ley General de Transparencia, el pasado 5 de mayo de 2015.

Por tanto vamos entrando en materia e ir discutiendo a que se refiere todo esto, así mismo veremos las multas extravagantes por no contar con dicha información, !estas si que no las paga ni Obama!

Que es el aviso de privacidad?

El aviso de privacidad es un documento físico, electrónico, o en cualquier otro formato (puede ser visual o sonoro), generado por el responsable que es puesto a disposición del titular, previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la ley.

El aviso de privacidad es una declaración que informa al titular de los datos personales

• Quien recaba (resposable)
• Que recaba (información que recaba)
• Para que recaba (las finalidades del tratamiento)
• Como limitar el alcance (uso o divulgación)
• Como revocar consentimiento
• Como ejercer derechos ARCO* (medios)
• Como comunicar cambios al aviso (procedimientos y medios)
• Si se acepta o no que los datos se comuniquen a terceros (transferencias)
• En su caso, si se recaban datos sensibles

*Derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.

Para que sirve el aviso de privacidad?

El aviso de privacidad tiene como propósito principal hacer del conocimiento del titular de los datos personales, primero que la información personal será recabada y utilizada para ciertos fines, y segundo, las características del tratamiento al que serán sometidos sus datos personales. Lo anterior con el fin legitimo de que el titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal.

Con ello, dicho aviso permite al responsable del tratamiento de los datos:

• Fortalecer el nivel de confianza entre el responsable y titular con relación al tratamiento de su información personal.
• Transparentar al titular las finalidades y transferencias a que son sometidos sus datos personales.
• Informar al titular como ejercer los derechos que la ley le otorga.

Cuales son las obligaciones del responsable en torno al aviso de privacidad?

El artículo 15 de la Ley, establece que el responsable deberá informar a los titulares de los datos personales, la información que reciba de ellos y con que fines a través del aviso de privacidad.

A raíz de este principio, la propia ley establece otras obligaciones en torno al aviso de privacidad, como son:

• Poner a disposición del titular el aviso de privacidad para poder obtener su consentimiento tácito para el tratamiento de sus datos personales, salvo en los casos en los que se requiera el consentimiento expreso. (Artículo 8)
• Establecer mecanismos y procedimientos en el aviso de privacidad para que, en cualquier momento el titular pueda revocar el consentimiento para el tratamiento de sus datos personales.(Artículo 8)
• Limitar el tratamiento de los datos personales a las finalidades previstas en el aviso de privacidad.(Artículo 12)
• Garantizar que el aviso de privacidad dado a conocer al titular sea respetado, en todo momento, por el o por terceros, con los que guarde una relación jurídica.(Artículo 14)
• Informar en el aviso de privacidad al menos, los elementos que establece el artículo 16 de la ley.(Artículo 16)
• Dar a conocer el aviso de privacidad al que está sujeto al tratamiento de sus datos personales.(Artículo 17 y 18)
• Comunicar el aviso de privacidad a terceros a quienes transfiera los datos personales.(Artículo 23)
• Incluir una clausula en el aviso de privacidad que indique si el titular acepta o no, la transferencia de sus datos personales.(Artículo 36)
• Expedir los avisos de privacidad a más tardar el 6 de julio de 2011.(Tercero transitorio)

Que elementos informativos, debe contener el aviso de privacidad?

De acuerdo con los artículo 8, 15, 16, 17 y 36 de la Ley, el aviso de privacidad debe contener, al menos los siguientes elementos:

• Mecanismos y procedimientos para que, en su caso el titular pueda revocar su consentimiento al tratamiento de sus datos personales.(Artículo 8)
• Datos personales recabados. (Artículo 15)
• Finalidades del tratamiento de los datos personales.(Artículo 15 y 16)
• Identidad y domicilio del responsable que recaba los datos personales.(Artículo 16)
• Opciones y medios que el responsable ofrezca a los titulares para limitar el uso o divulgación de sus datos personales.(Artículo 16)
• Medios para ejercer los derechos ARCO.(Artículo 16)
• Transferencia de datos que en su caso efectúen.(Artículo 16)
• Clausula que indique si el titular acepta o no la transferencia de sus datos personales.(Artículo 36)
• Procedimiento y medio por el cual el responsable comunicará a los titulares de cambios al aviso de privacidad.(Artículo 16)
• Señalamiento expreso de los datos personales sensibles que en su caso se traten.(Artículo 16)
• En caso de que el tratamiento de los datos personales requiera el tratamiento expreso del titular.(Artículo 16)

Cuales son las multas por el incumplimiento con el aviso de privacidad?

• Omitir en el aviso de privacidad alguno o todos los elementos a que se refiere el artículo 16 de la Ley:
  De 100 a 160,000 días SMVDF - De $7,304 a $11,686,400
  
  
• Transferir datos a terceros sin comunicar a estos el aviso de privacidad que contiene las limitaciones a que el titular sujetó la divulgación de los mismos:
  De 200 a 320,000 días SMVDF - De $14,608 a $23,372,800

Ahora que ya repasamos un poco todo lo que implica el hecho de contar con un aviso de privacidad en tu empresa o en la empresa de tus clientes (si eres o trabajas en un despacho contable) y vimos las sanciones tan fuertes que el INAI está imponiendo, por que si está sancionando a las empresas que incurren en estas practicas indebidas, déjame decirte que desde que entro en vigor dicha ley y hasta diciembre de 2015, el INAI ha sancionado a 30 empresas por un monto que asciende a más de 185 millones de pesos.

Mi recomendación en este caso es que si ya tienes ó tus clientes ya tienen el aviso de privacidad, verifiques que cumpla con todos los requisitos previstos anteriormente, (ya que como lo comentamos lineas arriba, si te falta algún requisito también es motivo de sanción) y lo pongas en un marco o en recepción, a la entrada de tu negocio, al pie de tu correo electrónico, en la página web de tu empresa e incluso en los contratos que celebres con tus empleados, clientes y proveedores.

Y tu, ya cuentas con tu aviso de privacidad?

Estoy a tus órdenes, puedo ayudarte con este proceso.

Me puedes contactar para este propósito, en el siguiente correo electrónico:

arobles.dmn@gmail.com

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